L’un des premiers conseils pour être plus productif est d’organiser son temps. Je t’en avais parlé en mars, je suis une flybaby soit une adepte de la méthode FlyLady et les routines que le Fly nous aide à mettre en place sont une arme fatale à ce niveau.

Routines et productivité… quel est le rapport?

• Les routines permettent d’abord de faire les choses répétitives plus rapidement: à force de les faire tous les jours tu deviens plus efficace, les tâches demandent moins d’effort (par exemple dans le cas du ménage, nettoyer rapidement la salle de bains chaque jour est beaucoup plus facile que la faire à fond une fois par semaine ou par mois!)
• Les routines te libèrent l’esprit, te donnent un espace mental que tu peux ensuite consacrer aux vraies questions qui méritent ton attention. Ex: plutôt que te demander, en arrivant au travail, quelles tâches tu devrais accomplir et dans quel ordre, tu suis « bêtement » la routine et à la place tu peux réfléchir à ce problème que tu as rencontré et lui trouver une solution.
• Les routines te rassurent: tu sais que l’indispensable est fait. Là aussi, cela t’apporte une libération de l’esprit très agréable.
• Enfin, les routines te donnent de la flexibilité: tu peux plus facilement t’organiser car tu sais de combien de temps tu as besoin pour les faire et donc de combien de temps tu disposes.

Comment bien organiser son temps avec son bujo pour être plus productif?

1. En établissant des routines, justement, et en utilisant un tableau de suivi pour s’assurer qu’elles sont faites correctement.
2. En rassemblant les tâches similaires (coups de téléphone, rédaction d’e-mails, par exemple): passer d’une tâche à l’autre pourrait réduire la productivité jusqu’à 40%! En listant les tâches du jour dans ton bujo, tu peux utiliser un code couleur ou simplement rassembler visuellement les tâches identiques (téléphoner client X, appeler fournisseur Y) et les faire ensemble pour être plus productif-ve. Ceci s’appelle le « batching », de l’anglais « batch » qui signifie « par lot ».
3. En évitant d’être multi-tâches. Dans le même esprit que le batching, éviter de faire plusieurs choses en même temps te permet d’être plus efficace, bien qu’on croie souvent l’inverse. Le multi-tâche donne une fausse apparence d’efficacité alors qu’en réalité les tâches en question seront plus difficilement terminées, moins bien accomplies et nous demanderont plus d’effort pour être menées à bien. Bref, la mono-tâche, c’est la vie! Le bujo peut t’aider en supprimant les distractions (digitales, par exemple) ou en t’aidant à suivre ce comportement néfaste et donc à mieux le combattre, par exemple avec un tableau de suivi.

   

4. En t’aidant à prévoir le temps que les tâches vont prendre. C’est une de mes plus grandes difficultés, et je ne te dis pas le nombre de fois, surtout au début de ma pratique du bujo, il m’aurait fallu des journées de 36 heures pour arriver au bout de la to-do list que je m’étais faite. A force de pratiquer, j’arrive aujourd’hui à me fixer des objectifs bien plus réalistes et du coup je peux plus facilement m’organiser pour les atteindre.
5. En te permettant de planifier tes journées et d’organiser ton temps. Il est conseillé de prévoir les tâches les plus exigeantes au moments où l’on est le plus en forme pour les accomplir. Statistiquement parlant, on est généralement au mieux pour les travaux intellectuels dans la deuxième partie de la matinée (10h-12h grosso modo) et de l’après-midi (16h-18h). La période la moins productive de la journée se situe aux alentours de 15h, en pleine digestion, il est donc conseillé de réserver pour ce moment des tâches « faciles », voire même un peu idiotes, que l’on peut faire sans réfléchir. Pour les activités physiques, la période conseillées est entre 15h et 18h. Le bujo va non seulement t’aider à reconnaître ces « modèles » qui se répètent mais aussi à les utiliser à ton profit. Perso, je fais la planification détaillée dans mon calendrier électronique au bureau, comme ça j’ai un minuteur intégré qui me dit lorsqu’il est temps de passer à une autre tâche (et m’oblige à ne pas perdre trop de temps en étant perfectionniste!)

As-tu déjà mis en oeuvre ces différentes astuces pour plus de productivité? Si oui, dis-moi comment dans un petit commentaire!